Sekcja Administracyjno- Organizacyjna

Kierownik Sekcji Administracyjno- Organizacyjnej- Dorota Chorębała

pok. 22, tel. (94) 3579 670

Do zakresu działania Sekcji Administracyjno- Organizacyjnej należy:

1. Realizacja zadań z zakresu administracji:

1) zapewnienie prawidłowego i sprawnego obiegu dokumentów w Ośrodku,

2) prowadzenie spraw związanych z prenumeratą prasy i wydawnictw,

3) prowadzenie spraw związanych z zarządzaniem i utrzymaniem siedziby Ośrodka, w tym:

a) utrzymanie porządku i czystości,

b) prawidłowe zaopatrzenie w media i rozliczanie ich zużycia,

c) prowadzenie książki obiektu budowlanego i dokonywanie przeglądów nieruchomości wymaganych prawem;

d) prowadzenie obsługi kancelaryjnej i organizacyjnej w Ośrodku;

e) prowadzenie zaopatrzenia materiałowego na cele administracyjne, w tym zakup inwentarza ruchomego, materiałów, ich remonty i konserwacja,

f) gospodarowanie składnikami majątkowymi Ośrodka, planowanie potrzeb w zakresie wyposażenia w sprzęt biurowy, maszyny, urządzenia i materiały biurowe na podstawie zapotrzebowania z komórek organizacyjnych,

g) rozliczanie kosztów eksploatacji i kosztów wynajmu pomieszczeń biurowych należących do Ośrodka,

4) zarządzanie siecią teleinformatyczną Ośrodka, w szczególności:

a) zaopatrywanie w sprzęt komputerowy i oprogramowanie,

b) zapewnianie konserwacji i napraw,

5) zaopatrywanie Ośrodka w niezbędne pieczęcie urzędowe, pieczątki i tablice urzędoweoraz prowadzenie ich ewidencji,

6) prowadzenie spraw związanych zabezpieczeniem przeciwpożarowym w Ośrodku.

7) sporządzanie sprawozdawczości przewidzianej prawem.

8) dbanie o stan techniczny sprzętu znajdującego się na stanie Ośrodka.

9) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia, zapewnienia ochrony fizycznej i monitoringu obiektu Ośrodka.

10) zabezpieczenie budynków Ośrodka oraz nadzór nad zabezpieczeniem mienia       w komórkach organizacyjnych, zapewnienie ochrony fizycznej i monitoringu obiektów Ośrodka.

11) prowadzenie spraw związanych z zarządzaniem Ośrodka.

2. Realizacja zadań dotyczących kontroli zewnętrznych w Ośrodku, w tym:

1) prowadzenie książki kontroli Urzędu przez jednostki zewnętrzne,

2) prowadzenie teczki spraw dotyczących protokołów kontroli zewnętrznych,

3) nadzór nad terminowymi odpowiedziami dotyczącymi kontroli.

3. Prowadzenie spraw organizacyjnych, w tym:

1) opracowywanie projektu Statutu Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Białogardzie i projektów nowelizacji.

2) opracowywanie projektów Regulaminu Organizacyjnego, projektów aktów prawnych Dyrektora Ośrodka oraz projektów ich nowelizacji oraz innych dokumentów dotyczących funkcjonowania Ośrodka.

3) prowadzenie Rejestru Zarządzeń Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Białogardzie.

4) sprawowanie nadzoru i wdrażanie zmian w instrukcji kancelaryjnej i jednolitym rzeczowym wykazie akt.

5) prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw oraz opracowywanie projektów upoważnień i pełnomocnictw.

 6)  realizacja zadań z zakresu organizacji  przyjmowania i rozpatrywania skarg w szczególności:

a) prowadzenie rejestru i teczki spraw dotyczących skarg,

b) nadzór nad terminowym załatwianiem skarg wniesionych do Dyrektora;

7) zabezpieczenie prawidłowej obsługi interesantów w Sekretariacie i Biurze Obsługi interesanta. 

4.  Prowadzenie spraw związanych z drukami ścisłego zarachowania i prowadzenie rejestru ich wydania.

5. Prowadzenie archiwum zakładowego.

6. Zaopatrywanie  pracowników w środki ochrony indywidulanej oraz odzież ochronną i roboczą a także prowadzenie gospodarki tą odzieżą.

7. Opisywanie i zatwierdzanie pod względem merytorycznym  dowodów księgowych dotyczących sekcji.

8. Prowadzenie spraw związanych z wydawaniem biletów komunikacji miejskiej na przejazdy służbowe pracowników Ośrodka.

9. Przegotowywanie umów cywilno-prawnych i  prowadzenie zbiorczej ewidencji zawieranych umów cywilnoprawnych.

10. Sporządzanie rocznego planu kontroli wewnętrznych.

11. Organizacja i realizacja zadań z zakresu zamówień publicznych:

1) Sporządzanie planu zamówień publicznych w jednostce.

2) Sporządzanie rocznego sprawozdania o udzielonych w Ośrodku  zamówieniach.

3) Prowadzenie procedur, proponowanie trybu, sporządzanie niezbędnej dokumentacji z wyłączeniem czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego, prowadzenie rejestru i  sporządzanie sprawozdawczości związanych z przebiegiem postepowania o zamówienie publiczne ,dla których zastosowanie mają przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych,  na zasadach określonych w Regulaminie zamówień publicznych w jednostce oraz zamówień pozaregulaminowych.

4) Publikacja ogłoszeń w zależności od wartości zamówienia w siedzibie Zamawiającego, Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej Ośrodka.

5)Przygotowywanie w zakresie zamówień publicznych projektów zarządzeń.

6) Sporządzanie projektów umów w dotyczących udzielenia zamówienia i przedkładanie do akceptacji radcy prawnemu.

12. Realizacja zadań wynikających z zakresów czynności stanowisk:

1) ds. Obsługi interesanta, do którego zakresu działania należy:

a) przyjmowanie i wydawanie wniosków,

b) udzielanie informacji interesantom o rodzaju, miejscu i trybie załatwiania spraw   w Ośrodku,

c) przekazywanie dokumentów wg rozdzielnika,

d)udostępnianie interesantom potrzebnych druków i formularzy do załatwienia sprawy,

e) udzielanie pomocy interesantom w wypełnianiu formularzy.

f)wydawanie adresatom przesyłek awizowanych.

2) ds. obsługi sekretariatu, do którego zakresu działania należy: .

a) prowadzenie korespondencji Dyrektora z organizacjami pozarządowymi, organami

rządowymi, samorządowymi, kościołami, fundacjami, stowarzyszeniami.

b)rejestrowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej

c) przekazywanie korespondencji Dyrekcji do dekretacji ,

d) nadawanie i przyjmowanie faksów,

e) redagowanie i pisanie pism,

f) sprawdzanie poczty e-mail Ośrodka i rozsyłanie do poszczególnych komórek organizacyjnych,

g) dostarczanie przesyłek pocztowych Ośrodka do siedziby poczty na terenie miasta Białogard,

3)Konserwator

a) wykonywanie prac konserwatorskich innych, niż wymagane zawartymi umowami,

4)Pracownik gospodarczy

a) zapewnienie porządku na terenie ośrodka”;